團隊中的文件協作透過兩種媒介進行：同步和非同步。
同步媒體允許共同作者即時合作。團隊訊息應用程式、視訊會議和麵對面互動是各種同步協作工具和方法。
非同步介質允許您的團隊成員在方便時做出回應。例如，透過電子郵件與您的團隊成員分享內容績效報告，以了解他們對數字的想法，使他們能夠根據當前的優先事項進行處理。
您需要確保每種形式的面對面或基於網路的文檔協作都是透過正確的媒介進行的。
例如，如果您的目標是解決衝突或消除誤解，那麼選擇同步媒體會更合乎邏輯。使用非同步文件協作解決方案將延遲解決問題，從而浪費您的時間，同時影響內容品質。
採用正確的工具
如上所述，WordPress 團隊有兩種主要的文件協作媒介，兩者都很重要。您可能在這裡犯的一個常見錯誤是每種媒體都有太多工具。
這使得資訊分散，這使得您的團隊在 WordPress 發布期間協調他們的工作變得具有挑戰性。此外，它還為您的組織資料建立了多個存取點，並且需要花費大量成本來維護這些工具。
為了遏制這種情況，您需要專注於結果 – 在 WordPress 網站上為您的受眾製作更好的內容。
Multicollab透過在古騰堡編輯器中啟用 Google Docs 風格的即時共同編輯，允許在 WordPress 中進行即時共同編輯。
Multiedit 的即時共同編輯功能
這將使您減少對第三方內容編輯工具（例如 Google Docs）的依賴，並透過以下方式加快您的WordPress 文件協作流程：
消除文字編輯器和部落格編輯器之間內容的來回傳輸
讓您在一處交換有關視訊和動態內容（CTA 按鈕、Twitter 片段等）的回饋
透過將編輯流程移至 WordPress 來保護您的組織數據
保持您的工作流程更加精簡，從而幫助您的團隊成員更好地協調他們的工作
嘗試 Multicollab — WordPress 中的即時協同編輯。
透過具體化來關注成果
在 WordPress 文件協作期間保持具體意味著向您的團隊成員提供詳細的說明、回饋和期望，以幫助他們實現某些結果。
您可以這樣做：
設定可衡量的目標：如果團隊正在撰寫部落格文章，他們應該定義該文章的目的（例如，教育讀者了解特定主題），確定目標受眾（例如，該領域的初學者），並設定目標受眾明確的完成期限（例如，合作開始後兩週）。
提供可操作的回饋：在文件審查期間，鼓勵您的團隊針對需要改進的領域提供具體回饋（例如，措辭不清楚、缺乏支持證據），並提供建議（例如，將其分成更小的句子、提及相關的研究論文）來解決這些問題。
分配明確的角色和職責：例如，如果團隊正在編寫白皮書，則為每個團隊成員分配特定的任務（例如，研究統計數據、起草特定部分、編輯語法和風格）、設定完成期限並提供明確的任務預期工作品質的指導方針。
保留您的互動
在文件協作期間保留過去的互動是指在整個協作過程中保存和引用先前的對話、回饋和想法的做法。
這很重要，因為它允許內容團隊以先前的工作和想法為基礎，避免重複錯誤，並為最終文件保持清晰且有凝聚力的願景。
以下是在 WordPress 文件協作工作流程中保留過去互動的三種常用方法：
儲存文件的所有版本：您的團隊在進行任何新的變更之前可以參考先前的版本來查看個人筆記、團隊成員的評論以及外部利害關係人的建議，避免重複錯誤。
使用協作工具： Multicollab 等WordPress文件協作工具不僅可以讓您與團隊即時、非同步地協作，還可以記錄整個過程中的所有互動。
在會議和討論期間做筆記：在腦力激盪會議和日常會議期間，您的團隊成員會交換他們的觀點和建議，以提高工作效率，如果不記錄下來，這些觀點和建議可能會遺失。請務必記錄您的討論並記錄團隊會議期間討論的關鍵點。
在文件協作期間要避免的錯誤
在分享回饋和給予答覆之前做出假設
當團隊成員匆忙、對自己的專業知識過於自信或只是誤解了文件的目的或受眾時，就會發生這種情況。這個錯誤造成的溝通不良導致最終文件缺乏清晰度和凝聚力。
為了避免這種錯誤，鼓勵您的團隊成 全球數據中的海外華人 員遵循閱讀文件及其描述並在提供回饋之前提出澄清問題的做法。
這可以分兩個階段發生：
構思階段：當團隊沒有添加 為您的專案尋找完美的背景圖片 作者可能需要的所有細節和描述來創建忠實於其目的的文件時
評審階段：當評審者和利 数据库 害關係人分享模糊的回饋時，這使得作者很難做出所需的更改
除了鼓勵和幫助你的團隊提供可行的回饋之外，還要求他們遵循另一條規則——當有疑問時，過度溝通。
延遲回覆
延遲回覆的後果是它會減慢文件協作過程並導致錯過最後期限。這也會讓感覺被忽視或被低估的團隊成員感到沮喪和怨恨。
發生此錯誤的原因有兩個：當您的團隊成員不知所措或忘記回應時。您可以透過為每個階段的每個任務設定預設週轉時間並要求您的團隊相互發送後續行動和提醒來遏制這種情況。
對於 WordPress 團隊來說，在分享回饋時不要做出假設，發送詳細的訊息以確保清晰度，並按時回覆彼此的詢問以及時按時完成任務，這一點至關重要。